1. Identificación del responsable

Hexfy es una iniciativa tecnológica administrada por sus fundadores, domiciliada operacionalmente en Floridablanca, Santander, Colombia. Sus administradores autorizados actúan como responsables de la operación, del tratamiento de datos personales y de la contratación mientras Hexfy no tenga personalidad jurídica propia.

Hexfy no se encuentra constituida como sociedad y no cuenta con NIT propio a la fecha de publicación. Las referencias a Hexfy comprenden a sus fundadores y administradores autorizados, quienes gestionan la operación del sitio y la prestación de servicios.

• Correo: contacto@hexfy.co
• Teléfono: +57 312 419 6228
• Sitio: https://hexfy.co
• Domicilio operacional: Floridablanca, Santander, Colombia.

2. Alcance y marco normativo

Esta política se aplica al tratamiento de datos personales de visitantes, personas que realizan consultas, prospectos, clientes, representantes de clientes, proveedores y demás titulares que se relacionen con Hexfy. Se interpreta conforme a la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Decreto 1074 de 2015 y las normas que los modifiquen, sustituyan o reglamenten.

El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

3. Datos que tratamos

3.1. Datos suministrados directamente

• Nombre.
• Dirección de correo electrónico.
• Contenido del mensaje enviado mediante el formulario de contacto.
• Información adicional que el titular decida proporcionar en una conversación, propuesta o relación contractual.

3.2. Datos técnicos y de navegación

El sitio y sus proveedores pueden tratar dirección IP, identificadores en línea, tipo de navegador y dispositivo, sistema operativo, fecha y hora de acceso, páginas visitadas, sitio de referencia, eventos de interacción y preferencias de cookies. Las categorías no necesarias se activan únicamente después de la autorización correspondiente.

3.3. Datos que no solicitamos

El formulario público no está diseñado para recibir datos sensibles, datos de niñas, niños o adolescentes, contraseñas, información médica, biométrica o financiera. El titular debe abstenerse de incluirlos en mensajes libres. Si Hexfy detecta información manifiestamente innecesaria, podrá suprimirla o solicitar un canal y acuerdo apropiados.

4. Finalidades

Hexfy tratará los datos personales, según corresponda, para:

• Recibir, analizar y responder consultas.
• Preparar propuestas, cotizaciones o diagnósticos solicitados.
• Dar seguimiento razonable a la misma consulta o propuesta.
• Gestionar la relación precontractual y contractual, incluyendo alcance, entregas, soporte, cobro y cumplimiento de obligaciones.
• Operar, proteger, diagnosticar y mejorar el sitio web.
• Medir el uso del sitio mediante Google Analytics cuando el visitante lo autorice.
• Mostrar y medir publicidad mediante Google AdSense cuando el visitante lo autorice.
• Administrar el rendimiento orgánico del sitio mediante Google Search Console.
• Prevenir fraude, abuso, incidentes de seguridad y usos ilícitos.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Enviar promociones futuras únicamente cuando exista una autorización de marketing separada, opcional y revocable.

5. Autorización y prueba

Cuando la ley exija autorización, Hexfy la solicitará de manera previa, expresa e informada mediante una casilla no premarcada, una manifestación escrita, una actuación inequívoca o cualquier mecanismo permitido que permita su consulta posterior. El formulario de contacto exige aceptar la política aplicable antes del envío.

Hexfy podrá conservar prueba de la autorización, incluyendo la versión del texto aceptado, fecha, hora, datos del formulario e información técnica razonablemente necesaria para demostrarla. El titular puede revocar la autorización o solicitar supresión, salvo que exista un deber legal o contractual que impida atenderla de inmediato.

6. Almacenamiento, acceso y seguridad

Los envíos del formulario se almacenan en la base de datos WordPress/MySQL del sitio. El acceso está restringido a los fundadores y administradores autorizados como personal autorizado. Hexfy utiliza controles de acceso y autenticación de dos factores, y adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables de acuerdo con su tamaño, recursos, naturaleza del tratamiento y riesgos identificados.

Ningún sistema es completamente seguro. Hexfy no garantiza seguridad absoluta, pero procurará prevenir pérdida, alteración, consulta, uso o acceso no autorizado y responder razonablemente a incidentes.

7. Encargados, terceros y tratamiento internacional

Hexfy utiliza proveedores tecnológicos que pueden actuar como encargados independientes o terceros sujetos a sus propias condiciones:

El uso de proveedores con infraestructura fuera de Colombia puede implicar transmisión o transferencia internacional. Hexfy adoptará los mecanismos contractuales, autorizaciones o excepciones legalmente aplicables y limitará el tratamiento a las finalidades informadas.

Información de terceros: Privacidad de Hostinger, Privacidad de Google y Privacidad de OpenAI.

8. Conservación

Los datos del formulario de contacto se conservarán durante un máximo de doce (12) meses contados desde la última interacción. Podrán eliminarse antes a solicitud del titular o conservarse por un periodo adicional cuando sea necesario para cumplir obligaciones legales, gestionar una relación contractual vigente, ejercer o defender reclamaciones, prevenir fraude o preservar evidencia de autorizaciones.

Los datos generados por terceros se conservan conforme a la configuración de Hexfy, las preferencias del usuario y las políticas del proveedor correspondiente.

9. Derechos de los titulares

El titular puede, en los términos de la ley:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Acceder gratuitamente a los datos tratados.
• Revocar la autorización y solicitar supresión cuando proceda.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite directo cuando sea exigible.

10. Consultas y reclamos

Las solicitudes deben enviarse a contacto@hexfy.co e indicar, como mínimo: nombre e identificación suficiente del titular, descripción de la solicitud, datos de contacto y documentos que la sustenten cuando sean necesarios. Hexfy podrá verificar la identidad antes de revelar, modificar o suprimir información.

Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no excederá cinco (5) días hábiles adicionales. Los reclamos se atenderán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día posterior a su recepción completa; cuando no sea posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no excederá ocho (8) días hábiles adicionales, conforme a la normativa vigente.

11. Mayores de edad

El sitio y los servicios comerciales de Hexfy se dirigen a personas de dieciocho (18) años o más. Hexfy no recolecta intencionalmente datos de menores de edad. Quien conozca un tratamiento accidental puede solicitar su revisión o supresión mediante los canales indicados.

12. Cambios y vigencia

Hexfy podrá actualizar esta política para reflejar cambios legales, operativos o tecnológicos. La nueva versión indicará su fecha de publicación. Cuando un cambio altere sustancialmente una finalidad o requiera nueva autorización, Hexfy solicitará el consentimiento correspondiente antes de aplicar el nuevo tratamiento.

1. Qué son las cookies

Las cookies son pequeños archivos o identificadores que un sitio o proveedor almacena o consulta en el navegador o dispositivo. También pueden utilizarse tecnologías equivalentes, como etiquetas, píxeles o almacenamiento local. Sirven para operar el sitio, recordar preferencias, medir el uso o facilitar publicidad.

2. Categorías utilizadas

Google Search Console está conectado para administrar la visibilidad del sitio en buscadores. No se clasifica por sí solo como una cookie instalada en el navegador del visitante.

3. Elección y bloqueo previo

Antes de obtener consentimiento, Hexfy bloquea las tecnologías de Google Analytics y Google AdSense. El visitante puede aceptar, rechazar o configurar las categorías no necesarias. Rechazarlas no impide acceder al contenido general del sitio, aunque algunas funciones o personalización pueden verse limitadas.

El consentimiento puede retirarse o modificarse posteriormente mediante el control de preferencias de cookies disponible en el sitio. El cambio no afecta la licitud del tratamiento realizado antes del retiro.

4. Duración y cookies de terceros

La duración depende de la finalidad, la configuración del sitio y el proveedor. Algunas cookies desaparecen al cerrar el navegador y otras permanecen hasta su vencimiento o eliminación manual. Google puede actualizar nombres, finalidades y duraciones; para información actual, consulte Cómo utiliza Google las cookies.

El visitante también puede eliminar o bloquear cookies desde la configuración del navegador. El bloqueo de cookies necesarias puede afectar el funcionamiento técnico del sitio.

5. Contacto y actualizaciones

Las preguntas sobre cookies pueden enviarse a contacto@hexfy.co. Esta política podrá actualizarse cuando cambien las tecnologías, proveedores o requisitos legales; la fecha de publicación identificará la versión aplicable.

1. Identidad y aceptación

Hexfy es una iniciativa tecnológica administrada por sus fundadores, domiciliada operacionalmente en Floridablanca, Santander, Colombia. Hexfy no es actualmente una sociedad constituida ni tiene NIT propio. Sus fundadores y administradores autorizados actúan como parte contratante y responsable operativo mientras no exista una persona jurídica distinta.

Al utilizar el sitio, enviar una solicitud, aceptar una propuesta o contratar un servicio, la persona declara haber leído y aceptado los términos aplicables. Quien actúe por una organización declara tener autoridad suficiente para obligarla.

2. Usuarios y territorio

El sitio y los servicios comerciales están dirigidos a personas mayores de dieciocho (18) años y se ofrecen inicialmente en Colombia, tanto a empresas como a consumidores. El acceso desde otro territorio no implica que Hexfy ofrezca allí sus servicios ni que acepte automáticamente esa jurisdicción.

3. Servicios

Hexfy puede ofrecer, según disponibilidad y acuerdo escrito:

• Desarrollo web y WordPress.
• Desarrollo de software a la medida.
• Automatización de flujos de trabajo e integraciones.
• Agentes de inteligencia artificial y soluciones de aprendizaje automático.
• Consultoría técnica.

La información del sitio es general y no constituye una oferta irrevocable. El alcance definitivo se establece en una propuesta, cotización, orden de trabajo o contrato aceptado por escrito.

4. Documentos contractuales y prioridad

El acuerdo aplicable puede estar integrado por estos Términos, la propuesta o contrato firmado, sus anexos, el alcance técnico y los cambios aprobados. Si existe una contradicción expresa, el documento específico del proyecto firmado por las partes prevalece respecto de ese conflicto. Estos Términos rigen lo no regulado en el documento específico. En todo caso prevalecen las normas colombianas imperativas y los derechos irrenunciables del consumidor.

5. Alcance, colaboración y cambios

El cliente debe suministrar oportunamente accesos, contenidos, decisiones, datos y demás insumos razonablemente necesarios. Los cronogramas dependen de esa colaboración y podrán ajustarse por retrasos del cliente, cambios de alcance, dependencias de terceros, fuerza mayor o circunstancias documentadas fuera del control razonable de Hexfy.

Una solicitud no incluida en el alcance es un cambio. Hexfy podrá evaluar su impacto en precio y cronograma, y solo estará obligada a ejecutarla después de la aceptación escrita correspondiente.

6. Precio y pago

Salvo que el documento específico disponga otra cosa, los proyectos personalizados se pagan así:

• Cincuenta por ciento (50 %) como anticipo para programar e iniciar el trabajo.
• Cincuenta por ciento (50 %) contra entrega.

El medio inicial de pago es transferencia bancaria colombiana. Las comisiones bancarias que cobre la entidad del cliente serán asumidas por este. Los impuestos, retenciones, soportes y obligaciones tributarias se aplicarán conforme a la ley y a la situación fiscal de las partes.

Hexfy podrá suspender trabajo o entrega de archivos finales ante mora, previa comunicación razonable, sin afectar derechos imperativos. La propiedad de los entregables personalizados no se transfiere hasta el pago total.

7. Cancelación y retracto

Si el cliente cancela después del inicio, Hexfy calculará el trabajo efectivamente realizado y los costos de terceros comprometidos y no recuperables. Esos valores se descontarán del anticipo y el saldo no utilizado será reembolsado. Si el trabajo ejecutado y los costos comprometidos superan el anticipo, el cliente deberá pagar la diferencia conforme al acuerdo y la ley.

Cuando una relación de consumo reúna los requisitos legales para el derecho de retracto, se aplicará el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011 y sus excepciones. Nada en esta sección limita garantías o derechos irrenunciables.

8. Entrega, revisión y aceptación

El cliente dispone de diez (10) días hábiles desde la entrega para probar el resultado y comunicar por escrito, de manera consolidada, cualquier incumplimiento frente al alcance acordado. Hexfy revisará observaciones concretas y reproducibles.

Si no se presentan observaciones de alcance dentro del periodo, el entregable podrá considerarse aceptado contractualmente. La aceptación no elimina la corrección de defectos prevista a continuación ni las garantías legales que correspondan.

9. Corrección de defectos

Durante los treinta (30) días calendario posteriores a la entrega, Hexfy corregirá sin costo adicional defectos reproducibles atribuibles a su trabajo que impidan que el entregable cumpla el alcance acordado.

No se consideran defectos: nuevas funcionalidades; preferencias no documentadas; cambios realizados por el cliente o terceros; fallas de servicios externos; uso contrario a la documentación; datos o accesos incorrectos; o cambios de plataforma posteriores a la entrega. El soporte, mantenimiento y evolución posteriores requieren acuerdo separado, salvo obligación legal aplicable.

10. Propiedad intelectual

Después del pago total, el cliente será titular de los entregables personalizados y específicos identificados como transferibles en el documento del proyecto, salvo derechos de terceros.

Hexfy conserva la titularidad sobre herramientas, conocimientos, metodologías, plantillas, bibliotecas, marcos de trabajo, prompts, componentes genéricos, código preexistente y mejoras reutilizables que no incorporen información confidencial del cliente. Cuando uno de esos elementos esté integrado en el entregable pagado, Hexfy concede al cliente una licencia no exclusiva, permanente y suficiente para utilizarlo como parte del entregable, salvo pacto escrito distinto.

El software de código abierto y otros componentes de terceros se rigen por sus licencias. El cliente garantiza que tiene derecho a suministrar sus marcas, contenidos, código, bases de datos y demás materiales, y concede a Hexfy una licencia limitada para usarlos únicamente durante la prestación.

11. Confidencialidad y datos del cliente

Cada parte protegerá la información confidencial recibida y la utilizará solo para ejecutar la relación. No se considera confidencial la información que sea pública sin incumplimiento, ya fuera conocida legítimamente, se reciba lícitamente de un tercero o deba revelarse por orden válida.

Cuando Hexfy trate datos personales por cuenta del cliente, el cliente será responsable de definir las finalidades y contar con autorizaciones y bases legales; Hexfy actuará dentro de las instrucciones documentadas y las medidas acordadas. Los proyectos con tratamiento relevante de datos podrán requerir un acuerdo específico de encargo, seguridad y eliminación.

12. Inteligencia artificial y OpenAI

Algunos proyectos pueden integrar servicios de OpenAI. Solo podrán enviarse datos empresariales ordinarios necesarios para el caso de uso aprobado. Salvo acuerdo y evaluación expresa, está prohibido enviar datos sensibles o de alto riesgo, incluidos datos de salud, biométricos, financieros, de menores de edad, credenciales, secretos no autorizados o información cuya transferencia esté restringida.

Los sistemas de inteligencia artificial son probabilísticos y pueden producir errores, omisiones o contenido inadecuado. El cliente debe mantener supervisión humana proporcional al riesgo y no utilizar resultados automatizados como único fundamento de decisiones legales, médicas, financieras, laborales, de seguridad o de alto impacto. Hexfy no garantiza exactitud absoluta ni disponibilidad ininterrumpida de proveedores externos.

13. Servicios y dependencias de terceros

Dominios, alojamiento, APIs, modelos, plugins, pasarelas y plataformas de terceros están sujetos a sus propios términos, precios, disponibilidad y cambios. Hexfy seleccionará e integrará proveedores con diligencia razonable, pero no controla sus interrupciones, decisiones o modificaciones. Los costos recurrentes de terceros serán asumidos por quien indique el documento específico.

14. Usos prohibidos

No se permite utilizar el sitio, los entregables o servicios para vulnerar derechos, acceder sin autorización, distribuir malware, evadir controles, engañar, discriminar, infringir propiedad intelectual, tratar datos ilícitamente, generar daño o realizar cualquier actividad contraria a la ley. Hexfy puede rechazar o suspender una solicitud razonablemente vinculada con esos usos.

15. Responsabilidad

Cada parte responde por sus propias obligaciones. En la máxima medida permitida por la ley, Hexfy no será responsable por daños indirectos, incidentales o consecuenciales, pérdida de oportunidades, lucro cesante o pérdida de datos que resulte de actos del cliente, terceros, servicios externos o uso contrario a las instrucciones.

Cuando la ley permita limitar responsabilidad, la responsabilidad total acumulada de Hexfy relacionada con un proyecto no excederá el monto efectivamente pagado por el cliente por el proyecto afectado. Esta limitación no aplica a derechos irrenunciables del consumidor ni a responsabilidades que legalmente no puedan excluirse o limitarse.

16. Fuerza mayor

Ninguna parte será responsable por retrasos causados por hechos imprevisibles o irresistibles fuera de su control razonable. La parte afectada informará cuando sea viable y procurará mitigar el impacto. Las obligaciones de pago ya causadas no desaparecen por este motivo.

17. Ley aplicable y controversias

Estos Términos se rigen por las leyes de Colombia. Antes de iniciar un proceso, las partes procurarán una negociación directa y de buena fe. Si no se alcanza un acuerdo, la controversia será conocida por los jueces colombianos competentes según las reglas legales aplicables.

Los consumidores conservan el derecho de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio u otras autoridades y mecanismos competentes, sin que la negociación previa restrinja remedios imperativos o medidas urgentes.

18. Cambios, divisibilidad y contacto

Hexfy podrá modificar estos Términos para reflejar cambios legales, técnicos o comerciales. Los cambios se aplicarán desde la fecha publicada y no alterarán retroactivamente un proyecto aceptado, salvo acuerdo o mandato legal. Si una disposición resulta inválida, las demás continuarán vigentes y la disposición se interpretará en la medida legalmente permitida.

Para consultas, solicitudes o reclamaciones: contacto@hexfy.co o +57 312 419 6228.